Come organizzare al meglio il proprio Database e non perdere iscritti

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In questo scenario l’errore è quello di utilizzare una sola Lista di indirizzi email, con la conseguenza che se un utente riceve un invito ad un evento di scarso interesse (ad esempio perché ospitato in una città differente), disiscrivendosi da quell’invio verrà disiscritto da tutti gli invii dell’Azienda, compresa magari la newsletter che era invece gradita.

In MailUp questo errore si traduce nel caricare l’elenco globale degli indirizzi email in una LISTA e utilizzando ad esempio i GRUPPI per suddividere le diverse tipologie di destinatari. Il problema è però che se l’utente si cancella, si cancella dalla LISTA, quindi da tutti i futuri invii.

Questa politica è frutto di due aspetti: il primo è di tipo legale, poichè può risultare complicato gestire consensi al trattamento dei dati differenziati per finalità. Quindi il più delle volte l’Azienda preferisce una politica “o tutto o niente”. Il secondo motivo è di tipo tecnologico, perchè gestire differenti liste di nominativi, legate a differenti tipologie di invio, può risultare complicato, tanto più quando le liste vengono modificate e aggiornate con frequenza, sia come nuovi iscritti che come disiscritti da gestire.

MailUp può essere di grande aiuto nel risolvere questo problema. E’ infatti sufficiente creare una LISTA per ogni tipologia di comunicazione. La LISTA è un ambiente di lavoro isolato: ogni LISTA contiene i propri utenti, i propri messaggi, i propri disiscritti e le proprie statistiche. Caricando gli utenti quindi nelle differenti liste, si ha come risultato che questi, disiscrivendosi, vengono rimossi solo dalla tipologia di messaggi sgradita, rimanendo però registrati per le altre tipologie.

Una tipica obiezione che segue è la seguente: “ma se l’utente si disiscrive e nonostante questo io continuo a mandargli messaggi – sebbene di diversa tipologia – non rischio che si arrabbi o peggio mi denunci al Garante Privacy?“

A questa obiezione si può rispondere in due modi: il primo è quello di rendere trasparente il fatto che l’utente non si cancella dagli invii dell’Azienda X, ma dagli invii della Newsletter Y. Nel caso volesse cancellare i propri dati da TUTTI gli invii dell’Azienda X la procedura potrebbe essere differente.

La seconda risposta, consigliata, è quella di utilizzare la modalità di cancellazione DOPPIO OPT-OUT STANDARD (cioè disiscrizione con conferma standard). In questo modo l’utente, dopo aver cliccato sul link di cancellazione, visualizza una pagina che riassume l’elenco delle liste a cui è iscritto. Da qui può scegliere se cancellarsi da una sola tipologia o da tutte.

Una modalità estramemente trasparente e rispettosa, che viene spesso apprezzata dagli utenti, che sentono così di avere il totale controllo della propria privacy. Una modalità inoltre decisamente in linea con le direttive della normativa italiana, che prevede la possibilità di differenziare il trattamento dei propri dati in relazione alle finalità di utilizzo, vale a dire in relazione alle differenti tipologie di messaggi.

Un’altro impiego tipico delle LISTE è quando si parla di un portale che invia sia proprie newsletter, sia email pubblicitarie (DEM). Le liste in questo scenario sono l’unico modo per evitare che il numero di disiscritti, naturalmente più alto nel caso di invio di DEM, possa ripercuotersi sul numero di iscritti alla newsletter. Al contrario, obbligare l’utente a ricevere i messaggi pubblicitari (DEM) se vuole continuare a ricevere la newsletter, oltre che poco efficacie, risulta anche generalmente in contrasto con l’attuale normativa.

Una seconda obiezione riguarda la modalità di alimentazione delle liste: se invece che importare nuovi iscritti in una sola lista devo caricarli in N liste differenti, l’operazione diventa senza dubbio più laboriosa e lunga. Anche qui però MailUp viene in aiuto. Se invece di caricare a mano, periodicamente, dei file excel o csv nelle varie liste si adottasse una metodologia automatica, si possono attivare delle post-operations che iscrivono (o disiscrivono) l’utente contestualmente in più liste.

I form di iscrizione online infatti possono iscrivere a più liste contemporaneamente (inviando una sola email di conferma iscrizione). Per attivare queste importazioni automatiche non c’è alcun costo da sostenere, maggiori dettagli sono disponibili qui https://www.mailup.it/risorse/Integrazioni-MailUp.pdf.

Questo articolo è stato scritto da

Nazzareno Gorni

Laureato al Politecnico di Milano, ho iniziato l'attività professionale in una società di consulenza nel settore Marketing, ICT e CRM. Dopo cinque anni, insieme ad altri soci, ho fondato MailUp di cui oggi ricopro la carica di CEO. Sono inoltre docente a contratto presso l'Università IULM. Sono co-autore con l'avv. Maglio di "E-mail Marketing" (ed. Hoepli), "Fare business con Facebook - Email Marketing" (ed. Sole24Ore) e "Email Marketing 2.0" (ed. Hoepli).