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10 ottobre 2012: nasce MailUp 8
Un progetto impegnativo ma divertente e coinvolgente: ridisegnare l’applicazione web-based MailUp per renderla ancora più intuitiva e facile da usare, integrata con nuove funzionalità.
Come è stato possibile? A sette giorni dal rilascio ufficiale, Nazzareno Gorni ripercorre le tappe emozionanti di una sfida che ha coinvolto in ugual misura gli utenti e tutti i reparti di MailUp.

La sfida
Ridisegnare l’interfaccia di un’applicazione come MailUp, nata nel 2003 e cresciuta grazie a implementazioni progressive, era una sfida importante e difficile. Dovevamo bilanciare le esigenze degli oltre 6.000 professionisti  abituati all’attuale versione 7 e quelle dei nuovi utenti, spesso disorientati  da un’ampia scelta di funzioni e menù.

Ripensare il modello di interazione
Abbiamo scelto di partire dalle fondamenta, ripensando il modello di interazione.
Nel 2011 un UX designer, in collaborazione con il team di sviluppo, ha coinvolto in un’attività di Card Sorting alcuni clienti selezionati. Da qui è iniziato il processo di progettazione  dei menù che ha condotto alla realizzazione di mock-up navigabili con Balsamiq, ideati anche grazie ai suggerimenti derivanti da una survey sui clienti. Questa attività ci ha permesso di testare l’applicazione e l’usabilità sia all’interno sia all’esterno,  prima ancora di iniziare a sviluppare le modifiche.

mock-up MailUp 8

Layout: scelte condivise
A distanza di alcuni mesi, abbiamo iniziato a lavorare sull’aspetto grafico della piattaforma, dedicando molta attenzione e lunghe discussioni su Basecamp a tutti i dettagli, compresi  icone e colori, fino a quando non abbiamo condiviso e approvato tutti i PNG delle sezioni principali. Abbiamo scelto di supportare la risoluzione base di 1024×600, in modo che anche su Netbook o Tablet – con interfaccia touch – l’applicazione fosse navigabile facilmente.

Lo sviluppo
È così iniziata la fase di sviluppo vera e propria: per ogni pagina è stato creato un ticket  Smartertrack , assegnato di volta in volta a un developer o designer del team, a cui è stato chiesto di lavorare con metodo  Agile e scrum settimanali. L’ambiente di sviluppo prevedeva una sola console MailUp condivisa, navigabile con Subversion e TortoiseSVN.  Questa scelta ha permesso a tutti – incluso il  reparto Marketing – di creare testi con Notepad++ (file di lingua  XML) e di lavorare sull’ortografia grazie al plugin TextFX. Le riunioni tra le 4 sedi avvenivano spesso in conference, con Join.me.

Il rilascio
Il primo rilascio alfa è avvenuto  dopo  quattro mesi di sviluppo. A questo ne sono seguiti altri otto settimanali, via via via estesi all’interno dell’azienda (67 persone) e all’esterno (80 rivenditori selezionati  oltre ad alcuni clienti beta tester). Attraverso Feedbackify, abbiamo raccolto i suggerimenti  e i bug segnalati da ogni utente. I risultati dei focus group, condotti con clienti, prospect e utenti interni, hanno permesso modifiche anche radicali alla struttura inizialmente ipotizzata. Il training per il rilascio della versione beta è stato realizzato con veloci video tutorial creati con Screencast O Matic.

Innovazioni progressive
Il rilascio fissato per il 10 ottobre ha suggerito di non attuare subito interventi troppo radicali (modifiche strutturali, refactoring di intere funzioni, cambi di framework)  che avrebbero abilitato funzionalità d’effetto come il drag&drop nell’importazione o il drilldown nei  grafici. Abbiamo preferito un approccio a step, più pragmatico.
Le funzioni  per ora non presenti  sono nella roadmap di sviluppo, con ETA e priorità assegnate.

L’approvazione e la revisione delle pagine
Il processo di approvazione di ogni singola pagina includeva testing (anche automatici) e revisioni da parte del responsabile sviluppo, cui seguivano l’intervento del team di design  e la condivisione e approvazione da parte della direzione prodotto composta  da me, Nazzareno Gorni, General Manager di MailUp Italia e Massimo Arrigoni, CEO della consociata americana MailUp Inc. di San Francisco.
A oggi, le pagine dell’applicazione revisionate sono state oltre trecento.

La funzione SMTP
A quattro mesi dal lancio è emersa l’esigenza di integrare la funzione SMTP per permettere a chiunque di sfruttare  il motore di invio e di tracciamento statistico di MailUp senza dover entrare in MailUp. Da una veloce  analisi di mercato alcune caratteristiche, come il pricing flat e la gestione delle anagrafiche, erano  totalmente innovative. Per non rivoluzionare completamente  la roadmap di redesign di MailUp 8, abbiamo deciso di creare una  task force parallela (3 manager, 1 sistemista, 1 analista, 2 developer) che in pochi mesi ha definito  specifiche e sviluppato l’add-on: in MailUp 8 sarà così presente anche la funzione “SMTP+”  in versione beta.

La documentazione tecnica
Un team composto da quattro persone ha collaborato per l’aggiornamento della documentazione, migrata su Confluence da tre ambienti diversi (Wiki,  Smartertrack, Console).
Ogni articolo, oggi,  è richiamabile via API all’interno di MailUp, così da avere un  aiuto mirato in ogni pagina.

Countdown
Consolidate le interfacce, a circa 30 giorni dal lancio, i team Marketing e PM hanno iniziato a ideare e realizzare video di presentazione, mentre il team di Supporto, già a 3 mesi  dal lancio, risolveva tutte le problematiche aperte dai clienti su doppio ambiente (v7 e v8).

Per il lancio abbiamo predisposto un team di Early Life Support costituito da alcuni developer che  affiancano – fisicamente – il team di supporto tecnico per poter dare risposte o fare fix in tempi  rapidissimi.

A soli sette giorni dal lancio di MailUp 8, ci sono ancora circa 150 modifiche di fine-tuning in coda ma i “voti” raccolti con Feedbackify segnano una media positiva di 8,8.
È stato un progetto impegnativo, ma coinvolgente e divertente: l’applicazione è ora a mio avviso molto più  semplice e consistente, le funzionalità più sofisticate sono ora più comprensibili.

Spero che i clienti possano provare lo stesso mio piacere nell’utilizzarla!

 

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  • Complimenti a tutti voi per l’ottimo lavoro svolto. Non vediamo l’ora di iniziare ad utilizzare la versione 8.

  • Really interesting article! Basecamp is one of the first and most popular Project Management tools that exist, although there are also other new and more complete solutions in terms of PM that can offer much more than a simple PM software. One of them is Comidor ( https://www.comidor.com) which is based on cloud and is a full package for every small- medium business