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Organizzare un evento può essere un’attività complessa e ricca di variabili. Se l’obiettivo è fare sold-out, non puoi prescindere da una campagna email evento che sappia suscitare curiosità, stimolare le iscrizioni e favorire il passaparola.

Una parte fondamentale di questa campagna è l‘email di promemoria prima dell’evento, volta a mantenere vivo l’interesse degli iscritti, che deve fornire informazioni essenziali sull’evento e dare la spinta decisiva per portare le ultime conferme.

Il post di oggi propone 5 best practice per progettare email di reminder evento assolutamente efficaci. Ma partiamo dall’inizio.

Cosa inserire nell’email di promemoria

In quanto successiva all’invito iniziale, l’email di promemoria non deve essere dettagliata quanto l’invito originale, ma deve includere alcuni elementi fondamentali:

  • CHE COSA: ricorda agli iscritti (o ai potenziali tali) quale sia il tema dell’evento: titolo, tagline, nomi dei relatori.
  • QUANDO: includi sempre la data, l’ora e il fuso orario, in particolare per gli eventi via web.
  • DOVE: indica un indirizzo per gli eventi che richiedono la presenza di persona, insieme alle informazioni su come arrivare.
  • COME REGISTRARSI O CONDIVIDERE: se l’email di promemoria è rivolta a un pubblico che non si è ancora iscritto, assicurati che la procedura di registrazione sia semplice (suggerimento: pensa a un pulsante CTA bulletproof). Se ti rivolgi a chi ha già confermato la presenza, facilita la condivisione dell’evento con gli amici.
  • COME OTTENERE ULTERIORI INFORMAZIONI: le email di promemoria sono brevi, quindi assicurati di collegare una landing page con maggiori dettagli.
  • COME RISPONDERE ALLE DOMANDE: cosa succede se qualcuno vuole modificare la conferma, invitare un amico, oppure desidera informazioni sulla location? Assicurati di includere i contatti o un link alla pagina delle FAQ.

1. Punta su un messaggio chiaro e conciso

Questa email di promemoria di General Assembly è un esempio perfetto di come la semplicità possa migliorare la comunicazione. Il messaggio è sorprendentemente semplice, ma include tutte le informazioni necessarie a chi si è iscritto.

Email evento: l'esempio di General Assembly

L’elemento positivo di questa email è che probabilmente si tratta di un template precostituito. Il testo extra-large dell’intestazione, l’illustrazione e le informazioni del piè di pagina si possono riciclare da un promemoria all’altro.

È sufficiente aggiornare l’ora e il luogo dell’evento e l’email è pronta per l’invio. Avere a disposizione un modello come questo è sicuramente un modo intelligente per ottimizzare il flusso di lavoro.

Anche Punchbowl ha creato un modello che utilizza per tutte le occorrenze di reminder evento. Come nel caso di General Assembly, la leggibilità del messaggio è facilitata da un semplice layout bianco, da un testo breve ed evidente e dall’inclusione delle sole informazioni più importanti.

Email evento: l'esempio di Punchbowl

Per i partecipanti che sono già iscritti, la tua email di promemoria sarà un simpatico sollecito. Non è necessario includere una lunga descrizione dell’evento nel messaggio, l’importante è che i lettori facciano clic per maggiori informazioni.

2. Ultimi posti disponibili? Incentiva le iscrizioni last minute

CourseHorse cura eventi locali e li rende facili da trovare per potersi iscrivere. Oltre all’email di promemoria inviata pochi giorni prima dell’inizio di un corso, CourseHorse invia anche un’email di incentivo per contribuire a riempire i posti ancora disponibili. In questo esempio, per ogni amico invitato si guadagnano $15:

Email evento: l'esempio di CourseHorse

Un’idea intelligente, aiutata da un design efficace. L’header illustra chiaramente di cosa tratta il messaggio, le informazioni chiave sono elencate su righe separate e un bottone CTA ben visibile rende evidente l’azione da compiere (invitare gli amici).

Consigliamo solo alcuni miglioramenti del design: correggere l’immagine “stretchata” con le persone e personalizzare l’header con semplici modifiche. Concettualmente, però, questa è una tattica eccellente da provare quando devi riempire i posti vuoti all’ultimo minuto!

3. Mantieni in alto le informazioni chiave

In un promemoria per eventi efficace è impossibile trascurare le informazioni chiave. Quindi i dettagli come il nome dell’evento, la data e il luogo devono essere sempre inseriti come testo HTML (non in un’immagine, in modo da consentirne sempre la visualizzazione) e mostrati su righe separate (non devono perdersi nel corpo di un paragrafo).

Social Media Week si è ispirata proprio a questo principio nell’esempio riportato di seguito. Tuttavia, ciò che rende speciale l’email di promemoria è che i dettagli sono stati presentati su un’immagine di sfondo. La tattica ha consentito a SMW di mostrare i dettagli chiave “above the fold”, cioè nella parte più visibile, anziché sotto un’immagine.

Email evento: l'esempio di Social Media Week

Sovrapporre il testo alle immagini è una pratica comune (e consigliata), perché consente di inserire copy e CTA bulletproof in HTML. In questo modo, i dettagli continuerebbero a essere visualizzati anche se il lettore dovesse disattivare la visualizzazione delle immagini, oppure se l’immagine non venisse caricata.

4. Includi una mappa per raggiungere l’evento

La cosa che da evitare ad ogni costo, in un evento che richiede la presenza di persona, è che i partecipanti non sappiano come arrivare. Se il luogo dell’evento presenta qualcosa di particolare, come il passaggio attraverso un controllo di sicurezza, l’attesa di un ascensore o il parcheggio nei pressi dell’edificio, questi dettagli devono essere inclusi nell’email di promemoria dell’evento.

Un modo semplice ma importante per facilitare l’arrivo dei partecipanti all’evento? Basta inserire una mappa interattiva (con alcuni accorgimenti da evitare). Eventbrite, il sito specializzato in eventi, include le mappe in tutte le email di promemoria, come questa:

Email evento: Eventbrite

Eventbrite include anche la funzionalità “Aggiungi al tuo calendario”, un modo intelligente per aiutare gli iscritti a inserire l’evento nel proprio calendario e aumentare la probabilità di ricordarsi di partecipare.

5. Ottimizza la riga dell’oggetto

L’oggetto dell’email è da sempre al centro di discussioni su come renderlo il più efficace possibile. Non c’è da meravigliarsi: circa il 35% dei destinatari decide se aprire o meno l’email solo in base alla riga dell’oggetto.

La buona notizia: gli iscritti a un evento sono di norma più propensi ad aprire l’email di promemoria, perché si sono già impegnati per registrarsi. Tuttavia, la certezza che la tua email si distingua con un subject interessante rappresenta il fattore chiave per assicurarti che funzioni.

Ecco alcune buone idee:

  • Includi le parole reminder o promemoria nella riga dell’oggetto. Sono chiare ed efficaci.
  • Cita il nome dell’evento e il nome dell’ospite in primo piano, se del caso.
  • Dai enfasi all’oggetto inserendo testo tra parentesi quadre e/o usando simboli ed emoji.

In conclusione

Creare un’email di promemoria per un evento non deve per forza essere complicato. Più è chiara e concisa, meglio è. Inoltre, se crei un template, l’invio del reminder si semplifica e si velocizza ulteriormente.

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