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Scopriamo, in 5 step, come creare una lista di contatti, valorizzarla ed espanderla grazie a una strategia di database building.    

Quando su Google si cercano istruzioni su come creare una mailing list, quasi tutti i risultati si concentrano sulle operazioni messe a disposizione da Gmail o altri provider di posta.

Una soluzione fai da te, impensabile per un’azienda, a meno che la lista di destinatari sia particolarmente ristretta e destinata a rimanere tale.

La mailing list per un brand è qualcosa di ben più complesso: è un organismo in costante divenire, che deve evolvere nel tempo tendendo all’espansione.

In questo post vedremo come creare una mailing list partendo da un ridotto database di contatti. Ma, per fare un po’ di ordine mentale, partiamo dalle basi.

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Cos’è una mailing list

Ma quindi, cos’è una mailing list, prima di tutto? Una mailing list non è altro che una raccolta di indirizzi email che ricevono messaggi di posta elettronica da parte del dominio del mittente a cui si sono registrati.

Quando è un privato a inviare le email, esiste una precisa normativa che regola la raccolta dell’utilizzo dell’indirizzo email e il trattamento dei dati della persona. Siamo certi che negli ultimi mesi avrai sentito parlare di GDPR: si tratta del testo di legge europeo che regolamenta questo tipo di attività. L’invito è di conoscerne i punti fondamentali.

Tutto sul GDPR: novità, obblighi e opportunità, punto per punto

Fino a qualche anno fa la mailing list era concepita come un unico contenitore di destinatari a cui il mittente inviava la stessa email. Un approccio che gli americani chiamano one size fits all, e che (in teoria) dovremmo ritenere superato.

Oggi una mailing list è un corpo variegato e stratificato al suo interno in gruppi e segmenti, creati dalle aziende per diversificare gli invii e, di conseguenza, inoltrare campagne in linea con caratteristiche, interessi ed esigenze di ciascun destinatario.

Ecco come potremmo sintetizzare il cambiamento:

Mailing list → Segments list

Altro punto da considerare: per mailing list possiamo anche intendere un gruppo di destinatari che sottoscrivono la ricezione di comunicazioni omogenee per finalità. Una mailing lista ben fatta ha infatti coerenza di comunicazioni – DEM promozionali, newsletter oppure altre tipologie.

MailUp si caratterizza per essere una piattaforma multilista – ciò vuol dire che è possibile creare diverse mailing list all’interno della medesima piattaforma, trattandole con disiscrizioni, preferenze e tipologie di comunicazioni a sé stanti.

L’occorrente per creare una lista di contatti

Alcuni saranno necessariamente già in tuo possesso, altri ancora no:

  • Piattaforma di invio professionale
  • Sito web
  • Base di contatti (anche se ristretta)
  • Tool di database building
  • Approccio strategico

Come creare una lista contatti

Abbiamo individuato 5 step, alcuni semplici, immediati e operativi, altri più complessi, strategici e a medio-lungo termine. Partiamo.

1. Scegli la piattaforma di invio

Si tratta del deus ex machina di qualsiasi attività di Email Marketing e utilizzo di mailing list. Sono tre gli ordini di vantaggi (l’uno complementare agli altri) offerti da una piattaforma di invio:

  1. Performance
    Un’infrastruttura professionale consente di raggiungere elevati tassi di recapito e garantire agli invii la necessaria protezione da eventuali interferenze spam e phishing, e più in generale da qualsiasi impiego fraudolento delle email. Tutto questo grazie a certificazioni e al monitoraggio costante degli invii.
  2. Funzioni
    Lo vedremo al punto 3. Una piattaforma di invio custodisce tanti tool focalizzati sulle diverse attività legate all’Email Marketing: dalle funzioni di automazione a quelle di tracciamento dei risultati, fino a quelli di database building che vedremo tra poco.
  3. Creatività
    Immagina di inviare alla tua mailing list una campagna email testuale o, al contrario, un’email grafica. Una bella differenza. Una piattaforma di invio ti mette a disposizione un editor drag & drop con cui creare email e newsletter dal design professionale, ottimizzate per mobile e con poche e semplici operazioni di trascinamento e rilascio: è l’editor a scrivere per te il codice HTML, in automatico.

La piattaforma MailUp custodisce questo e molto altro. È disponibile in prova gratuita per 30 giorni. Inizia a darci un’occhiata.

Prova MailUp

2. Carica la tua mailing list: crea liste e gruppi

Il primo step consiste nel caricamento della mailing list di contatti (non importa quanto nutrita) all’interno della piattaforma: puoi farlo importando manualmente ogni singolo indirizzo email, oppure caricando file csv, file text, file excel o xml.

Una volta caricata, avrai creato la tua prima lista, che altro non è che un insieme indipendente di messaggi, destinatari, impostazioni, statistiche ecc.

Come anticipato prima, la lista è un macro-contenitore, che può essere suddiviso al suo interno di infiniti gruppi, così da creare diverse categorie di invio. I destinatari possono appartenere a più gruppi contemporaneamente.

Alcuni esempi?

  • Gruppo potenziali clienti
  • Gruppo migliori clienti dai potenziali
  • Gruppo newsletter
  • Gruppo promozioni
  • Gruppo destinatari inattivi
  • Gruppo destinatari esteri
  • Gruppo contatti Facebook
  • Gruppo mercato B2B
I gruppi nella piattaforma MailUp

3. Metti a punto una strategia di database building

Una volta creata la mailing list, si tratta di implementare una o più strategie che consentano di alimentare costantemente la lista con nuovi destinatari, ovvero di fare Database Building. È una delle golden rule dell’Email Marketing: il database è un organismo in continuo mutamento e ricambio, che deve tendere all’espansione.

A venirci incontro per rendere sistematica questa attività sono alcuni strumenti dedicati, tutti  disponibili in MailUp, in una sezione dedicata proprio a questo obiettivo: il Database Building. Ognuno è focalizzato su uno specifico punto di contatto con l’utente: ciascun tool consente cioè di convertire l’utente in destinatario a seconda che si avvicini alla tua realtà via social network, sito web, in occasione di fiere, eventi o perfino in negozio. Vediamoli.

Form di iscrizione e pop-up multicanale

Cos’è il sito web se non la casa digitale di un’azienda? Pur non mostrando un’immediata propensione all’acquisto, chi raggiunge il tuo sito dimostra interesse e un certo grado di coinvolgimento, e sono buone le probabilità che sia interessato a iscriversi alla newsletter.

Assicurati dunque che il tuo sito offra la possibilità di iscrizione alla newsletter, in homepage o in pagine specifiche (magari le più visitate). Con MailUp puoi creare due tipologie di formati per richiedere l’iscrizione:

  • I form di iscrizione, personalizzabili nel dettaglio nell’header, campi, menù a tendina, bottoni e check box. Bastano poche operazioni drag & drop, otterrai l’URL che linkerai a una call to action sul tuo sito.
  • Pop-up di iscrizione multicanale: non servono nemmeno le semplici operazioni drag & drop; bastano pochi clic per definire stile del pop-up, colore, posizione, lingua, header: una volta creato il pop-up, puoi ottenere il codice da aggiungere sul sito, sul blog o su ogni altro tipo di pagina: al destinatario basta un flag nell’apposita casella per inserire automaticamente il campo email o SMS (o entrambi). Ecco come lo abbiamo utilizzato per il nostro sito:
Il pop-up di iscrizione sul blog di MailUp

MailUp e i Facebook Lead Ads

I Facebook Lead Ads sono una tipologia di annunci che permette di raccogliere iscrizioni a newsletter, eventi o richieste di preventivo: in poche parole tutto ciò che passa da un form direttamente su Facebook.

Il connettore LeadsBridge consente di convertire automaticamente ogni nuovo lead che proviene da Facebook in un nuovo iscritto alla mailing list. L’integrazione permette di agganciare il nuovo lead generato alla piattaforma MailUp, evitando trasferimenti manuali di file da una piattaforma all’altra.

Come trasformare visitatori in lead interessati

Facebook App

I social network sono fondamentali per espandere la mailing list, e Facebook è senza dubbio quello che catalizza maggiore traffico. Grazie a un’app puoi inserire un modulo d’iscrizione nella tua pagina Facebook.

In poche operazioni drag & drop potrai creare un form (con sfondo, header e logo personalizzati) selezionando i campi, scegliendo la lista a cui indirizzare i nuovi iscritti.

L’applicazione Jade per iPad

Perché creare un form di iscrizione sull’iPad? Per alimentare la mailing list anche offline, in occasione di fiere, eventi, persino in negozio. Tutti luoghi che possono convertirsi in opportunità di database building.

L’applicazione si chiama Jade, e consente di creare un modulo di iscrizione personalizzato sull’iPad e collegato all’account MailUp. È uno strumento fondamentale per digitalizzare l’intero processo di raccolta contatti, evitando le trascrizioni di nomi e indirizzi dai moduli cartacei alla piattaforma.

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4. Imposta il double opt-in

Detto confirmed opt-in, il double opt-in è il criterio che impone all’utente un ulteriore clic di conferma per portare a termine l’iscrizione.

Funziona essenzialmente così: una volta compilato il form, è necessario che l’utente clicchi sul bottone nell’email di conferma inviatagli in automatico. Si tratta di un metodo per accertarsi che l’indirizzo email inserito sia valido e di effettiva proprietà dell’utente.

Vediamo sinteticamente i vantaggi del double opt-in, per poi rimandarti a questo blog post per approfondire la questione.

  • Miglior engagement e propensione all’acquisto
    Chi acconsente due volte a ricevere le tue comunicazioni, dimostrerà più interesse alle campagne future, maggiore propensione all’acquisto e alla fidelizzazione.
  • Meno bounce, migliore deliverability
    Verificando gli indirizzi email, il double opt-in consente di ridurre al minimo il tasso di bounce che, impattando negativamente sulla reputazione di molti brand, provoca problemi di deliverability.
  • Meno segnalazioni spam
    Difficilmente un destinatario che ha eseguito una doppia conferma per ricevere le tue comunicazioni, segnalerà poi le tue email come spam.

5. Incarica una persona della gestione della mailing list

Suonerà banale, ma è fondamentale che l’intera filiera di attività venga seguita con attenzione e puntualità, soprattutto per le successive fasi: creazione delle email, invio e conseguente tracciamento dei risultati.

Questo non vuol dire che l’amministratore sia l’unica persona ad avere voce riguardo alla creazione dei testi, alla scelta di immagini e delle grafiche. Un tool molto utile a questo proposito è Collaboration, lo strumento che facilita la condivisione in team e l’approvazione dei progetti legati alle email.

Funziona essenzialmente così:

  1. Crei la campagna
  2. La condividi con chi vuoi
  3. I tuoi collaboratori aggiungono note e commenti con un clic su qualsiasi elemento grafico e testuale. Ogni commento dà origine a un thread ordinato e facile da seguire, che può essere risolto quando tutti si trovano d’accordo.

Scopri cosa può fare per te Collaboration

6. Mantieni la mailing list pulita e ottieni nuovi dati

Un errore che spesso si commette è dimenticarsi dei destinatari una volta che entrano nella mailing list. Un passo falso molto pericoloso, dal momento che ciascun contatto, lungi dall’essere abbandonato a se stesso, dovrebbe essere seguito e monitorato per essere sicuri che rimanga sempre attivo, interessato e potenzialmente interessante per il brand.

Il primo passo per mantenere i contatti attivi e la mailing list pulita è targettizzare gli invii e renderli più rilevanti possibili. Una persona che riceva comunicazioni non in linea con i propri interessi smetterà di aprire le email e in ultima analisi si disiscriverà.

Come ottenere i dati necessari a targettizzare bene gli invii? Occorre strutturare delle attività di Database Enrichment, ovvero di raccolta incrementale e strutturale di dati e informazioni utili sui destinatari. Non sai da dove cominciare? C’è un corso online dedicato proprio a questa tematica!

Creare mailing list con Gmail

Rimane, ad ogni modo, la possibilità di gestire piccole mailing list direttamente dall’account Gmail. Quindi scopriamo, in breve, come creare mailing list con Gmail.

Ricordiamo che si tratta di mailing list impropriamente dette, dal momento che devono essere gestite manualmente e non attraverso un sistema professionale. Meglio sarebbe definirle “liste di invio” o “liste di distribuzione”, comode per piccoli gruppi di utenti a cui dobbiamo scrivere comunicazioni più o meno massive – come inviti ad eventi o auguri di buon Natale.

Sicuramente non si tratta di una soluzione adatta alla gestione di liste composte da centinaia o migliaia di contatti, anche per una questione di ottimizzazione dei recapiti.

Ma passiamo al pratico. Per creare una mailing list con Gmail, il primo passo è accedere alla propria rubrica Google Contatti, effettuando l’accesso con il proprio account Gmail. Una volta assicurato il login, occorrerà spuntare manualmente i contatti presenti in rubrica che vuoi aggiungere alla mailing list, e attribuire loro un’etichetta di gruppo.

Entrando, di seguito, nella propria casella email Gmail, sarà ora possibile richiamare la medesima etichetta nel campo dei destinatari del messaggio, includendo automaticamente tutti i contatti contrassegnati con quell’etichetta.

Attenzione: queste operazioni sono attualmente possibili solo da web, mentre non sono consentite dalle applicazioni mobile di Gmail.

Per concludere

Seguendo questi punti, la tua mailing list si sarà convertita in una vera e propria strategia finalizzata alla costante espansione del database.

Senza dimenticare la parte di gestione. MailUp infatti processa in automatico gli indirizzi email per individuare:

  • Bounce
    Identificati e categorizzati per tipologia di errore.
  • Disiscritti
    Isolati e ignorati nei successi invii.
  • Indirizzi doppi
    Eliminati in fase di importazione.
  • Indirizzi errati
    Visualizzati per un ulteriore controllo.

Le risorse e il potenziale dell’Email Marketing sono elevatissimi. Il consiglio è di iniziare da subito con una piattaforma di invio professionale. MailUp è gratuita per 30 giorni. Puoi provarla, prendere confidenza con le sue funzioni e poi scegliere se fa al caso tuo.

Note

(1) Dominio del mittente: Il dominio è il nome che identifica una risorsa su internet. Il dominio di “primo livello” definisce in genere il paese di appartenenza o la tipologia (es. it, com, org, net, eu, fr), il dominio di “secondo livello” è invece registrato da privati o aziende (es. acmespa.it) presso i vari organi preposti in ogni paese. In Italia è il NIC. Il dominio di livello successivo (terzo, quarto…) è invece una registrazione che qualunque intestatario di dominio può configurare sul proprio DNS (es. news.acmespa.it, prova.acmespa.it). Torna su

(2) File CSV: Un file .csv (Comma separated value) è un formato di file tipicamente utilizzato per scambiare dati, in cui i valori sono separati da una virgola. Torna su

(3) Header: L’header è la parte del messaggio email o della pagina web che ne contiene l’intestazione e, di conseguenza, i principali elementi di branding. Normalmente può includere il logo dell’azienda, il menu di navigazione, il link alla visualizzazione online (nel caso dell’email) oppure altri elementi importanti da mostrare subito, come il titolo principale. Torna su

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