20 suggerimenti per migliorare il galateo delle email

Molte aziende lavorano quasi esclusivamente tramite posta elettronica, il che la rende un’ottima base per relazionarsi, scambiare idee e rimanere aggiornati.

Dato il numero di dipendenti che utilizza le email, si pone grande enfasi sul galateo digitale, nella lettura o nella scrittura dei messaggi. Tuttavia, nonostante l’ovvia utilità, è difficile trovare professionisti davvero in grado di utilizzare efficacemente le email per comunicare.

La necessità di rispondere a moltissime email può comportare un certo lassismo nel galateo digitale, ma non è certo una scusa. Quindi ecco 20 suggerimenti che ti aiuteranno a migliorare e a osservare il galateo nella comunicazione elettronica professionale.

Cominciare una conversazione con qualcuno partendo dal presupposto che già sappia chi sei non è un buon inizio.

Il tuo nome e indirizzo di posta elettronica potrebbero risultare strani o fuori contesto a un destinatario. Per evitare questo problema, comunica qualcosa di te utilizzando i tuoi dettagli come promemoria.

Utilizzare un indirizzo di posta elettronica personale è un grosso passo falso nel galateo delle email di lavoro.

Molte persone che leggono queste email ritengono immediatamente che il mittente non sia professionale o abbia scarse capacità di mantenere la riservatezza.

Le email di lavoro non devono affrontare argomenti personali. Questo significa che non devono diventare oggetto di conversazioni private in ufficio né tanto meno su internet.

Non inserire informazioni che non ti fideresti a lasciare su una bacheca.

Se non sei in grado di iniziare un’email di lavoro con la professionalità che merita, forse dovresti considerare l’adozione di servizi di revisione.

Espressioni come “Ehi” e “Ehilà’” non sono fuori luogo con gli amici, ma sul lavoro dovresti usare “Buongiorno” o “Salve”.

È facile supporre che la persona dall’altro lato di un’email di lavoro sia poco professionale e piuttosto infantile se continua a usare punti esclamativi. Se è proprio necessario, uno basta.

Non è necessario mantenere le notifiche attive e rispondere istantaneamente.

Valuta la natura dell’email e rispondi di conseguenza. Un periodo di 24-48 ore è il più opportuno. Tuttavia, essere rapidi non fa mai male.

Fai del tuo meglio per mantenere la riservatezza delle informazioni.

Nessuno vuole che i propri dati, tra cui le informazioni personali e commerciali diventino di dominio pubblico, in particolare se esiste la possibilità che finiscano nelle mani sbagliate. Oltre alle implicazioni legali, ti fa apparire pacchiano.

La corrispondenza elettronica non scompare a meno che non venga eliminata. Ciò significa che il tuo atteggiamento e le tue espressioni hanno sempre delle conseguenze, soprattutto se il tono è arrabbiato, quando hai a che fare con le persone, ad esempio in caso di licenziamento, discussione o rimprovero.

Le email di lavoro professionali devono essere chiare e andare dritte al punto. Utilizzare un sacco di parole senza trasmettere il messaggio che stai cercando di comunicare confonderà il destinatario.

Numeri e rappresentazioni visive aiutano a comunicare il messaggio.

Rivedi il messaggio prima di premere il pulsante di invio. Ciò comprende la lettura (ad alta voce se necessario) per individuare errori contestuali e di ortografia che potrebbero comunicare significati diversi.

Confermare la ricezione delle email dimostra quanto tu sia professionale. Non si tratta solo di galateo, ma ti aiuta a distinguerti in un settore in cui pochi si ricordano di essere cortesi.

Dopo aver ricevuto l’autorizzazione di un determinato destinatario ad allegare documenti (soprattutto quelli di grandi dimensioni), allega correttamente il documento all’email.

Alcuni servizi di revisione sanno come comunicare i tuoi pensieri e utilizzano strumenti idonei per comprimere gli allegati in modo che siano adatti al provider di posta elettronica del destinatario.

Se ti hanno mai urlato in faccia o se ti è successo di litigare con un amico, allora sai come ci si sente a ricevere un messaggio tutto in maiuscolo.

L’uso di questo formato per comunicare il tuo messaggio va contro ogni forma professionale di galateo digitale. Inoltre, sembrerai aggressivo.

Se tutti i membri della catena di posta elettronica necessitano le informazioni che stai comunicando, è utile utilizzare la funzione “Rispondi a tutti”.

In tutti gli altri casi, alcune persone nella tua lista non apprezzeranno il messaggio ricevuto. Inoltre, può essere pericoloso se il messaggio è riservato.

Tutte le email di lavoro devono indicare immediatamente che sai con chi hai a che fare.

La tua padronanza dell’argomento dimostra che capisci gli interlocutori e sai rispondere di conseguenza. Se il destinatario è formale, sii formale e viceversa.

Questo vale per tutti coloro a cui invii email, inclusi i fornitori che non rispettano una consegna e i tuoi concorrenti. Attieniti a ciò che vuoi comunicare senza offendere nessuno.

È sempre un tocco di classe mostrare ai clienti quanto siano preziosi e quanto sia bello incontrarli di persona.

Anche in questo caso, non devi aspettare di tornare in ufficio prima di inviare un’email di ringraziamento. Inserisci nel messaggio alcuni punti su ciò che è stato discusso e su quanto ti abbia fatto piacere incontrarli di persona.

Esistono molti strumenti efficaci con cui è possibile creare dei template. Questo ti farà risparmiare tempo quando scrivi email standardizzate. Con questi template, puoi personalizzare le email in modo univoco, differenziandole per il tuo team e per i diversi clienti.

Rispondere alla tua email non deve essere una cosa complicata. Ecco perché hai bisogno di una firma che aiuti il destinatario a rimanere in contatto con te.

Le firme nelle email comunicano informazioni su di te e sulla tua attività, in particolare quando il tuo indirizzo non contiene tali informazioni. Inoltre, puoi imparare come includere link ai tuoi social media account con essay shark.

La formazione del tuo team è una mossa estremamente utile e ti aiuta a rispettare sempre il galateo professionale digitale. Non dare per scontato che abbiano capito tutto, spesso basta una singola email sbagliata per rovinare l’ottimo lavoro svolto. Una volta terminata la formazione, rispetteranno tutte le norme secondo cui opera la tua azienda.

Le email di lavoro sono un’estensione della tua azienda e in parte indicano la tua personalità. Pertanto, questi suggerimenti, insieme a una buona organizzazione e a molta professionalità, contribuiranno a migliorare il tuo galateo delle email di lavoro.