La PEC: perché (e come) usare la Posta Elettronica Certificata

01 Ottobre 2020Tempo lettura: 6 min.

Entro il 1°ottobre tutte le aziende e i professionisti dovranno comunicare il proprio Domicilio Digitale, ovvero segnalare il proprio indirizzo PEC. Ecco perché oggi è più importante che mai capire che cos’è la PEC, come farla e quali strumenti si possono usare.

Che cos’è la PEC

PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata ed è lo standard che consente di inviare messaggi email con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno. Il vantaggio? Non dover andare in Posta per inviare una raccomandata o un fax: con una PEC chiunque può inviare un messaggio certificato dal proprio computer di casa o dallo smartphone, risparmiando tempo e soldi.

La PEC è considerata il corrispettivo digitale della raccomandata grazie ai protocolli di sicurezza che implementa: una mail inviata via PEC contiene infatti una firma digitale che certifica il mittente e assicura che il contenuto non è stato modificato.

La casella di Posta Elettronica Certificata si usa come una normale casella di posta, ma ha il vantaggio di dare valore legale alle comunicazioni che si inviano e si ricevono a quell’indirizzo. 

Chiunque può dotarsi di una PEC – non servono conoscenze specifiche o particolari installazioni. Per inviare Posta Elettronica Certificata è necessario acquistare il servizio da un gestore certificato, creare una casella, utilizzarla attraverso l’applicazione dedicata, come ad esempio la piattaforma MailUp, o configurarla su un client di posta come Outlook, Apple Mail o Thunderbird.

A cosa serve la Posta Elettronica Certificata

Aruba ha raccolto un po’ di dati che ci raccontano i principali scenari d’uso della PEC in Italia: il 57,4% la usa per comunicazioni di lavoro, il 30,9% per comunicazioni personali, il 25,8% per comunicazioni con la Pubblica Amministrazione, il 16% per assolvere ad obblighi di legge.

Ora la PEC è anche Domicilio Digitale

Il Decreto legge del 16 luglio 2020 ha stabilito per tutte le aziende italiane e i professionisti iscritti ai diversi ordini l’obbligo di comunicare al Registro delle imprese un indirizzo PEC valido e attivo (se non l’hanno già fatto). Questo varrà come Domicilio Digitale dell’azienda o del professionista. La data limite per comunicare il proprio indirizzo certificato è il 1°ottobre 2020 e chi non lo farà incorrerà in una sanzione.

E nella pratica di tutti i giorni per cosa si può usare la PEC? La Posta Elettronica Certificata è la soluzione più comoda per le aziende che devono inviare documenti, contratti o fatture. Ma può essere utilizzata anche dai privati cittadini, ad esempio per comunicare con servizi pubblici o con la PA, con avvocati e amministratori di condominio o per partecipare a bandi e concorsi. 

Come si usa la PEC

La PEC si usa come un normale servizio di posta: scrivi il tuo messaggio, inserisci il destinatario e invii la mail. Il gestore di posta ti manda quindi la ricevuta di invio e di consegna (o mancata consegna) del tuo messaggio al destinatario indicato, con una precisa indicazione temporale. 

Quindi con la PEC hai la certezza che il messaggio sia stato inviato correttamente, che la persona, l’azienda o l’istituzione a cui l’hai inviato l’ha ricevuto e la prova legale di aver realizzato l’invio, in caso ne avessi bisogno.

Perché inviare posta elettronica certificata (PEC)

La PEC si usa perché:

  • certifica l’invio del messaggio
  • garantisce l’inalterabilità del suo contenuto (e di eventuali allegati)
  • contrasta fenomeni come lo spam e il phishing
  • ha valenza legale.

A chi puoi inviare una PEC

Questo è un punto fondamentale della Posta Elettronica Certificata: dalla tua casella puoi inviare email a chi vuoi, ma per mandare un messaggio con valore legale anche la casella di posta del destinatario deve essere una PEC.

La PEC funziona (e ha senso) solo tra 2 caselle di posta certificata: se hai una PEC e invii una mail a un destinatario che come te dispone di una PEC allora potrai ricevere la conferma di avvenuta consegna del messaggio e quindi avere la certezza di ricezione da parte del destinatario. È lo stesso meccanismo della ricevuta che ti viene data inviando una raccomandata: hai la prova dell’invio e dell’avvenuta consegna.

Se invece invii un’email dalla tua casella PEC a una persona che non dispone di una casella di Posta Elettronica Certificata, il messaggio arriverà ugualmente a destinazione ma non sarà possibile tracciarne l’invio e non avrà validità giuridica.

L’invio PEC ha valore solo se il messaggio è inviato da un indirizzo email certificato verso un indirizzo email certificato, identificabili perché legati a domini dedicati. Non puoi mandare un’email PEC a una casella di posta elettronica non PEC.

Come inviare una PEC con MailUp: scopri PEC+

Se già usi MailUp per realizzare i tuoi invii di Email Marketing, puoi sfruttare la piattaforma anche per inviare e ricevere i tuoi messaggi certificati. Attivando l’opzione PEC+ puoi tracciare facilmente le statistiche dei messaggi inviati, controllare in tempo reale il loro stato, il giorno e l’ora di invio e consegna, e le eventuali risposte ricevute. Inoltre, questo servizio ti permette di gestire iscrizioni e disiscrizioni, di utilizzare i web service e le altre funzioni avanzate di MailUp.

Usare PEC+ è facilissimo:

  • devi innanzitutto disporre già di un indirizzo email PEC e dei dati di connessione al fornitore scelto (host, username, password, porte da utilizzare, etc)
  • richiedi l’attivazione di una lista PEC+ dedicata al tuo consulente commerciale di MailUp o scrivi a commerciale@mailup.com
  • crea una nuova lista PEC su MailUp e inserisci le informazioni richieste
  • attendi la conferma di corretta configurazione della lista.

Conclusioni

I vantaggi della PEC sono chiari: questo sistema di invio è sicuro, tracciabile, riduce tempi e costi ed è riconosciuto dalle istituzioni. Con PEC+ centralizzi tutte le tue email in un solo posto, rendendo molto più pratica la gestione delle comunicazioni, sia interne che esterne, della tua azienda. 

Una soluzione smart con l’affidabilità a cui ti ha abituato MailUp.

Questo articolo è stato scritto da

Valentina Pacitti

Valentina Pacitti

Content Strategist

Mi occupo di Digital marketing dal 2013, con un’attenzione particolare ai contenuti e alle strategie di posizionamento organico. Come Copywriter e specialista in contenuti per il web aiuto le aziende a farsi trovare online e a esprimere tutto il loro valore attraverso i testi.

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