Come organizzare un webinar di successo da zero

Durante l’emergenza sanitaria causata dal Covid-19, siamo stati costretti a ripensare alle modalità con cui ci interfacciamo con clienti, trasformando gli eventi fisici in conferenze virtuali.

In questo scenario vengono in nostro soccorso i webinar, che mai come nel 2020 hanno rivelato tutto il loro potenziale come strumenti di engagement e lead generation. Grazie a questi appuntamenti virtuali le aziende hanno potuto mantenere costante il dialogo con il pubblico, senza dover rinunciare ai numerosi eventi in programma. Non a caso i dati dell’Osservatorio 2021 di MailUp rivelano che “webinar” è stata la parola chiave più utilizzata in assoluto nelle campagne email dello scorso anno.

Nel 2020 molte aziende si sono trovate per la prima volta a dover trasferire i loro eventi dall’offline all’online e ad organizzare i loro primi webinar senza molta preparazione. In questo blog post vedremo insieme come creare un evento virtuale partendo da zero, in 8 semplici passi.

La parola “webinar” nasce dall’unione di due termini inglesi: “web” e “seminar”. Si tratta, infatti, di un seminario online, che porta etimologicamente con sé un concetto di formazione. Potremmo definire webinar una sessione educativa o informativa, a cui è possibile accedere da remoto da un qualsiasi dispositivo collegato a internet.

Prima di capire come si organizza un webinar e quali sono i passi fondamentali per creare un evento di successo, vediamo perché può essere utile integrare questo strumento alle proprie strategie di marketing e quali sono i punti di forza di questa tipologia di evento:

• Content Marketing immersivo. Il webinar è uno dei pochi strumenti di Content Marketing in grado di attirare l’attenzione dell’utente e mantenerla costante per un intervallo di tempo elevato, a differenza di altre tipologie e formati (pensiamo ad esempio a un video postato sui social)
• Esperienza data driven. Il webinar è un’esperienza che nasce e termina con i dati e  garantisce la possibilità di ottenere informazioni approfondite e attendibili sul sentiment e sull’engagement dei partecipanti basandosi su numeri concreti
• Soluzione efficace a basso costo. Che sia gratuito o a pagamento, il webinar comporta un costo sicuramente molto inferiore rispetto a un evento fisico.

Se sei alle prime armi con l’organizzazione dei tuoi webinar e prima del 2020 questa attività ti era ben poco familiare, ecco alcuni semplici passi da seguire per creare un evento di successo.

Partendo dalla nostra stessa esperienza, abbiamo raccolto quella che secondo noi è la strategia di partenza più efficace e semplice per chi parte da zero.

1. Scegli l’obiettivo e il target

Perchè vuoi fare questo evento online?

Questa è la prima domanda che devi porti per capire come impostare tutto il tuo webinar e come promuoverlo con successo.

Il primo step da compiere quando si crea un webinar è infatti quello di definire l’obiettivo principale per cui si sta organizzando l’evento. Senza un’idea chiara e precisa dello scopo, sarà difficile capire come impostare una strategia di azione.

Una volta stabilito l’obiettivo principale, ecco altre domande che devi porti per chiarirti ulteriormente le idee: si tratta di un evento indirizzato ai tuoi clienti oppure vuoi acquisire nuovi clienti e promuovere la tua offerta?

La distinzione del target di riferimento è il secondo passaggio fondamentale per impostare tutta la tua strategia. Se la tua risposta dovesse essere  “sì” a entrambe le domande, il consiglio è di scegliere un target prioritario tra i due.

2. Definisci la metrica di successo

Una volta scelto l’obiettivo dell’evento e individuato il target, stabilisci qual è la tua metrica di successo, cioè il KPI da monitorare e che ti consentirà di stabilire, una volta terminato l’evento, se è stato un successo ouna disfatta. La definizione dell’indicatore di riferimento può richiederti un po’ di tempo e sembrare difficoltosa le prime volte,  ma è l’unico modo per stabilire se i tuoi sforzi stanno dando i loro frutti e per capire se è necessario apportare dei miglioramenti in futuro o cambiare totalmente strategia.

Ecco alcune metriche di successo che potrebbero fare al caso tuo:

• numero di nuovi contatti generati
• numero di contatti esistenti coinvolti
• numero di richieste di attivazione per una nuova funzionalità o prodotto
• numero di nuove opportunità (prospect)
• creazione di nuove opportunità (deal) per i venditori

3. Trova la piattaforma webinar giusta

Se stai creando il tuo primo webinar probabilmente hai bisogno anche di selezionare la piattaforma con cui tenere il tuo evento online.

Ne esistono di diversi tipi, tra i quali possiamo consigliare:

1. GoTo
2. Demio
3. Livestorm
4. WebinarGeek
5. ClickMeeting

Un’altra possibilità più immediata e semplice, che ti consentirebbe anche di far leva sulla tua audience, è quella di sfruttare direttamente i tuoi profili social avviando una diretta su canali come LinkedIn, Youtube o Facebook.

Il plus di questa soluzione è che tutti i tuoi follower hanno la possibilità di collegarsi, seguire la diretta, fare domande e interagire. Inoltre, la diretta verrebbe promossa direttamente alla tua audience tramite notifica in-app.

4. Crea l’evento, scegli gli speaker e la scaletta

Una volta scelto il tool, non ti resta che creare l’evento. Ovviamente questo step cambia in base allo strumento selezionato, ma è importante scegliere un titolo accattivante, una descrizione precisa e chiarire la durata del webinar.

In questa fase, se non l’hai già fatto, è importante stabilire gli speaker così da poter inserire nella descrizione dell’evento i nomi e job title.

Decidete quindi una scaletta degli argomenti da trattare e i tempi in cui farlo. Spesso capita di seguire webinar che durano troppo o troppo poco: creare una scaletta dettagliata vi aiuterà a rispettare lo slot stabilito.

5. Promuovi l’evento

Ora è arrivato il momento di promuovere il tuo primo webinar!

Sulla base del target che hai stabilito nella prima fase costruisci una strategia promozionale:

• Se il tuo target è composto da clienti o da contatti già raccolti, crea una serie di email automatiche, una iniziale di invito e un follow-up pochi giorni prima del webinar per chi ancora non si è iscritto.

Un esempio di prima email di invito iscrizione di MailUp

• Se invece il tuo target è esterno, sfrutta tutta la potenzialità dei social network. Crea campagne di advertising mirate targettizzando i tuoi potenziali clienti.

6. Preparati in maniera adeguata ed effettua un test

Mentre stai raccogliendo iscritti al tuo evento puoi partire in parallelo con la preparazione al webinar vero e proprio.

Imposta la presentazione e definisci un discorso di supporto al materiale che mostrerai durante l’evento. Rivedi più volte i contenuti creati per individuare eventuali errori o imprecisioni e ripeti più volte ad alta voce il tuo intervento per non sembrare impreparato durante l’esposizione.

Un piccolo consiglio: effettua un brevetest il giorno prima della diretta, coinvolgendo anche gli altri speaker. Prendi familiarità con il tool per capirecome avviare la diretta, come passare la presentazione da uno speaker all’altro e gestire la chat e le molte domande che riceverai durante il webinar!

7. Il grande giorno: arriva in anticipo per evitare imprevisti dell’ultimo momento

Il giorno della diretta è molto importante: arriva con un po’ in anticipo per effettuare dei check preliminari essenziali:

• assicurarti di essere in un luogo silenzioso 
• controlla che la connessione sia stabile 
• verifica che il pc sia collegato all’alimentazione
• effettua un ultimo controllo sulla presentazione per assicurarti che tutto sia corretto e funzionante

Possono sembrare degli avvertimenti ovvi e banali, ma l’agitazione della diretta può portare facilmente a sottovalutarli, compromettendo la riuscita del tuo webinar.

8. Dopo l’evento, ricordati del follow-up

Dopo l’evento ricordati di avviare le attività di follow-up per ricontattare i partecipanti: puoi inviare i materiali del webinar, chiedere un feedback sull’evento  per aiutarti a migliorare in futuro  oppure semplicemente ringraziare il tuo pubblico della partecipazione e inviare tutti i riferimenti per essere facilmente contattati.

Ecco, ad esempio, un’email di follow-up che solitamente inviamo ai partecipanti dei webinar di MailUp per fornire i materiali mostrati durante l’evento e chiedere un riscontro:

Se vuoi spingerti oltre ed essere ancora più professionale, offrendo un servizio completo al tuo pubblico, registra le tue dirette e crea una repository dedicata a tutti i tuoi eventi virtuali. Si tratta di uno step aggiuntivo che può essere di grande aiuto per chi non riesce a partecipare ai tuoi webinar in diretta.

In questo modo permetterai a chiunque sia interessato di accedere ai tuoi eventi in modalità on demand e di promuovere i contenuti dei tuoi appuntamenti virtuali anche una volta spenta la telecamera.

Una volta terminato l’evento, un’attività fondamentale è quella di misurare l’obiettivo impostato nella fase iniziale dell’organizzazione e andare ad analizzare le metriche che hai selezionato come indicatori del successo del tuo webinar. Si tratta di uno step chiave senza il quale non potrai capire se e dove migliorare nei tuoi eventi futuri. 

Ora che abbiamo visto tutti i vantaggi e gli step base da seguire per creare un evento efficace, non rimane che darti un ultimo consiglio: utilizza il webinar quando hai un obiettivo per cui questa modalità di comunicazione risulta essere realmente la più indicata e non abusare di questo strumento.

Con l’emergenza sanitaria e la cancellazione degli eventi fisici, abbiamo assistito a un’esplosione del fenomeno webinar che ha portato gli utenti ad essere costantemente bombardati di inviti a meeting virtuali e appuntamenti online. Non cadere nel rischio di overload e utilizza con moderazione e intelligenza questa risorsa, per non risultare ripetitivo e fastidioso nel rapporto con i clienti.

Questi erano, secondo la nostra esperienza, gli step che non possono mancare nel processo di organizzazione e creazione di un webinar efficace e di successo.

Ora sta a te iniziare a metterli in pratica e dare un tocco personale alle tue dirette!