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Come avere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata

11 Aprile 2022Tempo lettura: 4 min.

Dal 1°ottobre 2020 tutte le aziende e i professionisti devono comunicare per legge il proprio Domicilio Digitale, ovvero il proprio indirizzo PEC. Oggi è quindi fondamentale per qualsiasi impresa o libero professionista sapere come usare una PEC, come inviarla e quali strumenti possono essere d’aiuto per iniziare ad averla.

La PEC, o Posta Elettronica Certificata, è un sistema di messaggistica che consente di inviare mail con valore legale, esattamente equiparato a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno (DPR 25/02/2055 n. 68).

Che cos’è la PEC?

La Posta Elettronica Certificata, a differenza delle email tradizionali, fornisce la certezza del valore legale dell’invio e della consegna delle e-mail al destinatario, attestando l’orario esatto di spedizione e garantendo la certezza del contenuto, ovvero né il testo del messaggio né gli eventuali allegati inclusi potranno essere modificati successivamente all’invio della mail. Questa è la differenza sostanziale con le tradizionali caselle di posta elettronica, non certificate.

Altra caratteristica della PEC, rispetto alle normali email, è che questa rilascia una ricevuta di attestazione dell’avvenuto invio del messaggio, se si invia un messaggio a un altro account di posta elettronica certificata si riceve anche una comunicazione di avvenuta consegna.

I messaggi di posta elettronica inviati tramite PEC sono quindi a tutti gli effetti documenti con completo valore legale e per legge devono essere conservati per 10 anni.

Quando usare la PEC

Utilizzare la Posta Elettronica Certificata invece della mail tradizionale risulta molto importante quando si devono trasmettere documenti legali o che necessitino sia della verifica di avvenuta ricezione da parte del destinatario che della certificazione di integrità del messaggio e degli allegati in esso contenuti.

Vediamo di seguito qualche esempio pratico in cui è opportuno utilizzare il proprio account di Posta Elettronica Certificata:

  • Contratti o altri documenti dal valore legale, l’invio di documentazione contrattuale è forse il più importante ambito in cui l’utilizzo della PEC a scapito del proprio indirizzo e-mail tradizionale è fondamentale. I contratti contengono infatti i termini legali di un accordo tra le parti contraenti, il loro invio in modo certificato, attraverso uno strumento che ne garantisce l’integrità e l’immutabilitià, sarà di sicuro più efficace di un messaggio di posta elettronica tradizionale, nonché più veloce ed economico di altre forme di spedizione tradizionale.
  • Un altro ambito in cui la PEC risulta molto efficace, non solo per le aziende ma anche per i cittadini, è la disdetta di forniture domestiche. Si pensi al fornitore di luce e gas o al proprio provider di servizi telefonici o di connettività. Per disdire accordi precedentemente presi direttamente dal proprio PC, dunque risparmiando tempo in code e attese presso uffici postali, la PEC è uno strumento davvero utile, basterà allegare tutta la documentazione richiesta e inviarla all’indirizzo di Posta Elettronica Certificata della Società di cui si intende recedere il proprio contratto. La PEC assicurerà sia il corretto invio del messaggio (e la sua ricezione) sia l’integrità degli allegati in esso presenti.

Oltre agli scenari appena illustrati definiamo anche tre macro categorie di utenti che possono aver bisogno di una PEC, sia per la propria professione che per la gestione delle utenze domestiche.

  1. le Aziende: per comunicazioni con i clienti, i partner, altre aziende o Pubblica Amministrazione;
  2. i Professionisti, per le comunicazioni e votazioni con il proprio ordine di riferimento, i clienti e per qualsiasi comunicazione istituzionale con la PA;
  3. i Cittadini, per comunicare con la Pubblica Amministrazione, inviare mail certificate a operatori, assicurazioni e banche, o anche per presentare ricorsi.

PEC come raccomandata

Come abbiamo già detto in precedenza, la PEC è equiparata a livello legale alla tradizionale raccomandata A/R con ricevuta di ritorno. Infatti, proprio per la certificazione dell’avvenuta consegna del proprio messaggio (solo nel caso in cui il messaggio sia inviato a un altro account di posta elettronica certificata) e di tutti i documenti inviati attraverso il proprio account di posta elettronica certificata, hanno valore legale.

I messaggi ed eventuali allegati inviati tramite PEC sono racchiusi in una busta di trasporto, rimangono dunque integri e non sono modificabili o alterabili in alcun modo dal destinatario. La busta virtuale non è altro che la certificazione del messaggio originale da parte dell’ente che gestisce la PEC. Il valore giuridico è garantito dal fatto che su tale busta è presente la firma elettronica (legalmente equiparabile al timbro dell’ufficio postale apposto sull’atto di invio della raccomandata A/R). Attraverso la firma elettronica apposta sulla busta virtuale sia il messaggio che gli allegati in esso contenuti sono garantiti e non modificabili, né al momento della ricezione né successivamente.

Come avere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata

Creare un indirizzo di Posta Elettronica Certificata è piuttosto semplice. Basterà scegliere tra uno degli operatori pubblicati sulla pagina ufficiale del sito di AgiD. alcuni tra quelli elencati non sono abilitati per rilasciare PEC al pubblico ma si rivolgono a mercati specifici, come ad esempio gli Ordini Professionali (come notai, avvocati o architetti). Tuttavia l’offerta è ampia e consente di scegliere tra molti gestori in grado di soddisfare le proprie esigenze.

Inviare una PEC con MailUp

Se hai già attivata una piattaforma MailUp o stai pensando di attivare una prova gratuita (qui il link per richiederla) è possibile gestire gli invii PEC come fossero liste di email, attraverso la funzionalità PEC+.

Potrai cioè gestire gli invii PEC come delle campagne di Email Marketing standard, creando un template secondo le tue esigenze con l’editor drag & drop e, una volta effettuato l’invio, potrai tracciare in tempo reale l’esito degli invii per avere sempre sotto controllo la reattività dei destinatari. Un altro vantaggio di inviare le tue PEC con MailUp è la sicurezza dei dati dei tuoi destinatari, così come gli elevati tassi di recapito che solo uno strumento di Email Marketing certificato e professionale come MailUp ti può permettere di raggiungere.

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Quanto costa la PEC?

Il costo di una casella di posta elettronica certificata (PEC) può variare a seconda delle funzionalità richieste e dello spazio di archiviazione incluso. In ogni caso, molti gestori hanno offerte e pacchetti che prevedono costi differenti a seconda della tipologia di pacchetto che si vuole acquistare, con prezzi in offerta e scontati per periodi di avvio.

Per ulteriori consigli e approfondimenti dettagliati su quale PEC scegliere, leggi il nostro articolo dedicato. 

Si può avere la PEC gratis?

Non è possibile ottenere una PEC gratuitamente, a meno di specifiche offerte o, come già detto, per specifici periodi di prova o test delle funzionalità.

Tutti i gestori che offrono servizi di Posta Elettronica Certificata prevedono piani di abbonamento con diverse fasce di prezzo per ciascuno, che vanno da pochi euro l’anno fino a circa € 20, a meno che non si richiedano particolari caratteristiche per la propria PEC (o le richieda il proprio Ordine Professionale). 

Si può creare una PEC su Gmail?

Una casella PEC non può essere creata attraverso Gmail, la casella email offerta gratuitamente dal colosso di Mountain View, è invece possibile configurare il proprio account Gmail affinché sia in grado di ricevere e inviare messaggi di posta elettronica certificati attraverso il proprio indirizzo PEC, mantenendo tutte le caratteristiche di certificazione della Posta Elettronica Certificata.

Conclusioni

Se sei un’azienda o un libero professionista, sei obbligato per legge a dichiarare il tuo Domicilio Digitale, ovvero il tuo indirizzo PEC. Ma avere una PEC e inviare email certificate può sembrare inizialmente complesso.

Ecco perché affidarsi a strumenti professionali, con cui avere in una sola piattaforma una soluzione unica per le tue attività di Email Marketing e le attività legate alla PEC, è un’ottimo modo per risparmiare tempo, sforzi ed energie nel cercare di creare una PEC dall’inizio e senza il supporto dei professionisti.

Rivolgiti a strumenti come MailUp, pensati per aiutarti in tutte le tue attività di invio email. Prova gratis la nostra piattaforma senza impegno!

Questo articolo è stato scritto da

Sara Stefanovic

Sara Stefanovic

Laureata Magistrale in Lingue e Letterature straniere, ho iniziato a lavorare come coordinatrice editoriale presso un magazine online, per poi lavorare come copywriter per varie testate e come Content Creator per alcune realtà al di fuori dal contesto editoriale. Ora lavoro come Content Specialist per ByTek. Appassionata di film e letteratura, trovo sempre il modo di stare al passo con le nuove uscite. Mi piace molto lavorare con programmi di grafica per creare opere digitali.

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