Mailing list e Segment list: cosa sono, come crearle e quali sono le differenze

Tra le best practice principali per costruire un database di qualità, una delle principali è sicuramente creare mailing list di indirizzi validi e profilati da usare come punto di partenza per inviare campagne email rilevanti e personalizzate.

Senza questo primo step, qualsiasi attività di Email Marketing risulterebbe infatti inefficace e macchinosa: inviare email inserendo manualmente ogni singolo indirizzo email è impensabile per un’azienda che vuole crescere e ottimizzare i tempi di lavoro, senza contare che non avere dati a disposizione sui tuoi destinatari significa muoversi alla cieca e parlare a un pubblico sconosciuto, con scarsi risultati.

Vediamo quindi come iniziare e quali best practice adottare per massimizzare l’efficacia delle tue mailing list.

Disporre di uno strumento di Email Marketing professionale non solo ti consente di automatizzare le operazioni di invio massivo di email, ma anche di raccogliere indirizzi email e dati sui contatti da poter gestire in un’unica piattaforma. E se già ti affidi a un tool di questo tipo, assicurati che abbia tutte le funzionalità per poter non solo creare liste email velocemente, ma anche sfruttarle per poter segmentare il tuo database in target mirati.

Se pensi che possa essere costoso o particolarmente difficile ricorrere a uno strumento avanzato, ti sbagli. In questo post vedremo come creare una mailing list con una piattaforma come MailUp può essere non solo estremamente facile e a prova di errore, ma anche un notevole passo avanti nelle tue strategie di marketing sul digitale.

Se non ci credi, perché non ci metti alla prova? Clicca qui per attivare la trial di MailUp. È gratis.

Una mailing list è un insieme di indirizzi email che ricevono messaggi di posta elettronica da parte del dominio del mittente a cui si sono registrati.

Ancora oggi in molti considerano la mailing list come un unico contenitore di destinatari a cui inviare le stesse email indistintamente, seguendo un approccio one size fits all.

Nell’Email Marketing attuale questo tipo di approccio ha lasciato il posto a una visione più avanzata della mailing list, vista come insieme di indirizzi che al suo interno sono ordinati in gruppi e segmenti, utili a diversificare le campagne email in base a interessi, comportamenti e dati anagrafici dei destinatari.

Mailing list vs. Segment list

Per segment list si intende una lista di contatti email profilati, su cui non ci si limita a raccogliere il solo indirizzo email ma anche dati anagrafici, comportamentali e d’interesse per creare segmenti (o gruppi) all’interno della mailing list e inviare campagne email diverse a seconda del target.

Oggi infatti i concetti di profilazione (la raccolta di dati sul contatto) e di segmentazione (l’utilizzo di quei dati per creare gruppi mirati all’interno della mailing list) sono essenziali per poter fare Email Marketing con successo. 

Il concetto di ambiente multilista di MailUp

Per adeguarsi all’evoluzione di questo concetto di segment list, MailUp da sempre mette a disposizione dei clienti degli ambienti multi-lista,

Cosa significa ambienti multi-lista? Significa che all’interno di una unica piattaforma MailUp puoi creare mailing list diverse, da distinguere in base alla tipologia di invii email e SMS e di iscritti. Ogni lista ha infatti un sistema autonomo di gestione, con propri destinatari, proprie disiscrizioni, preferenze e tipologie di comunicazione.

Ogni lista in MailUp è a sua volta un contenitore che può essere suddiviso al suo interno in infiniti gruppi, così da creare diverse categorie di invio.

Abbiamo quindi 2 livelli di segmentazione:

• Livello 1: segmentazione per lista (unica piattaforma > diverse liste)
• Livello 2: segmentazione per gruppi (unica lista > diversi gruppi)

Quanti e quali ambienti di lista devi avere: esempi di mailing list

All’interno di un’unica piattaforma MailUp un’azienda potrebbe aver bisogno di creare diverse mailing list. Quali e quante mailing list avere dipende dalla tipologia di settore e di business, ma anche da quanto vuoi che le tue attività di segmentazione siano avanzate ed efficaci.

Il nostro consiglio è quello di prevedere liste di invio distinte per tipologie di comunicazioni email e SMS che vuoi inviare. Questo è un punto essenziale per garantirti non solo performance ottimali ma anche un rispetto del consenso che i tuoi iscritti ti hanno dato in fase di iscrizione.

In altre parole: avere un’unica lista d’invio da cui inviare contenuti di diversa natura, come newsletter e DEM promozionali, può risultare poco rilevante per un tuo contatto che è interessato a ricevere solo newsletter e avverte come fastidiose le tue email di offerte. Avere più liste d’invio e dare la possibilità ai tuoi contatti di decidere a quali iscriversi è una best practice da non sottovalutare e che, se non rispettata, può portare i tuoi contatti a disiscriversi definitivamente dal tuo intero database o, ancora peggio, a segnalare le tue email come Spam.

Ecco alcuni esempi di mailing list che una normale azienda potrebbe trovare utile avere nella sua piattaforma:

• Newsletter
• Promozioni
• Messaggi transazionali
• Comunicazioni di servizio
• Prospect
• Clienti fedeli
• Clienti saltuari
• Partner
• Contatti Inattivi
• Mercato estero

La possibilità di avere più liste d’invio (chiamate anche “ambienti”) la trovi nelle edizioni Plus, Premium ed Enterprise della piattaforma MailUp.

Cosa ti serve per iniziare a crearne una? Questi sono gli strumenti essenziali che non possono mancare nel tuo starter pack, se vuoi che le tue campagne email abbiano successo:

• Una piattaforma di invio professionale, con ambienti multi-lista come MailUp (continua a leggere per scoprire cosa significa multi-lista)
• Canali online (sito web, blog, e-commerce etc.) e offline (partecipazione a eventi, store fisico etc.) per raccogliere contatti
• Una base di contatti, non importa se è ristretta, da cui partire

1. Scegli la piattaforma di invio

Perché è così importante ricorrere a una piattaforma professionale di Email Marketing? Per diverse ragioni:

• perché trovi già pronti all’uso strumenti di database building per raccogliere contatti (form d’iscrizione, form di profilazione) e strumenti per costruire il flusso d’iscrizione (email di conferma iscrizione, pagine post-iscrizione e email di benvenuto)
• perché in un unico strumento hai tutto ciò che ti serve per raccogliere indirizzi, creare liste d’invio, inviare messaggi ai contatti raccolti e gestire i contatti e raggrupparli in segmenti
• perché ti garantisce una creazione di liste d’invio sicure, con tutti gli strumenti per profilare i contatti e arricchire i loro profili di dati utili rispettando il GDPR
• perché ti fornisce tutti gli elementi utili per mantenere pulite le tue liste e per monitorare la presenza di bounce (MailUp ad esempio ti dà la possibilità di gestire in automatico i bounce e salvaguardare la tua capacità di recapito delle email)

• perché ti fornisce supporto e consulenza in italiano ogni volta che hai bisogno, affiancandoti in queste operazioni se necessiti di aiuto.

2. Importa la tua base di contatti in piattaforma

Che tu stia usando per la prima volta una piattaforma di invio o che stia passando da un’altra piattaforma a MailUp, l’importazione dei contatti che hai a disposizione è lo step iniziale per creare una lista d’invio da cui inviare in modo massivo e senza intervento manuale le tue campagne email.

Se la parola importazione ti spaventa, sappi che invece si tratta di un passaggio semplicissimo, che richiede pochi secondi.

Con MailUp hai diverse modalità d’importazione della tua lista:

Una volta scelta la modalità d’importazione, ti basterà caricare il file con tutti i tuoi indirizzi email e associare a ogni colonna del tuo file (nome, cognome, indirizzo email etc.) il campo anagrafico corrispondente (sempre nome, cognome, indirizzo email).

Una volta caricati i contatti, avrai creato la tua prima mailing list, che altro non è che un insieme indipendente di messaggi, destinatari, impostazioni e statistiche.

3. Segmenta i contatti in gruppi

Ora che hai la tua lista d’invio, puoi organizzare i contatti della lista in gruppi e creare così dei target a cui inviare campagne mirate.

Con lo strumento di creazione dei Gruppi in MailUp puoi facilmente raggruppare i contatti che hanno caratteristiche comuni (nei dati anagrafici, negli interessi o nelle attività) e dare un nome al gruppo creato, così da ritrovarlo facilmente in fase di invio dell’email.

Gruppi vs. Liste

Importante è distinguere i due concetti di mailing list e di gruppo.

Ecco cosa succede ad esempio a chi si iscrive alla newsletter MailUp:

Come vedi dal form, noi stessi chiediamo tramite il flag  “Sì, voglio ricevere aggiornamenti sulla formazione e sugli eventi di MailUp” l’iscrizione anche alla lista MailUp Academy (oltre che alla newsletter vera e propria).

Ma qual è la relazione tra liste e gruppi?

Le liste possono contenere tanti gruppi al loro interno. La lista è quindi un contenitore di gruppi, che a loro volta sono contenitori di destinatari.

Un destinatario che è iscritto a più liste ha però uno status (iscritto, disiscritto o sospeso) relativo ad ogni lista, per cui un destinatario può avere lo status di iscritto in una lista e quello di disiscritto in un’altra lista.

Gestire tante liste d’invio è molto semplice grazie alla dashboard che trovi sulla sinistra quando accedi alla piattaforma MailUp:

Cliccando sul pulsante Riepilogo liste e sul pulsante Confronta le tue liste nella Home page di accesso potrai avere tutti i dettagli che ti servono e una panoramica più specifica sulle liste che hai creato in piattaforma:

Potrai selezionare fino a cinque liste e avere per ognuna i dettagli su:

• ultimo messaggio modificato
• statistiche degli ultimi 30 giorni
• destinatari iscritti alla lista e la percentuale rispetto al totale di iscritti, sospesi e disiscritti.

Cliccando invece sul pulsante Gestione liste potrai invece avere l’elenco di tutte le liste create, creare una nuova lista, vedere le impostazioni di ogni singola lista o procedere all’eliminazione di una lista specifica:

Un dettaglio sul tab Proprietà della lista

La presenza di più liste, pur essendo una best practice fortemente consigliata, può richiedere che all’interno di un’azienda ci siano persone diverse incaricate di gestire le comunicazioni e le attività di monitoraggio legate a una specifica lista.

MailUp però mette a tua disposizione ben due strumenti diversi per permetterti di gestire i tuoi ambienti multi-lista con più persone del team o dell’azienda.

Lo strumento Amministratori aggiuntivi

Grazie a questo tool, disponibile nelle versioni Plus e Premium di MailUp, puoi abilitare anche altri membri del team e colleghi ad accedere ad aree specifiche della piattaforma MailUp e lavorare insieme a te su determinate liste, gestendo in modo molto flessibile e personalizzato permessi e accessi.

Lo strumento Collaboration

Collaboration è il tool che facilita la condivisione in team e l’approvazione dei progetti legati alle email.

Cosa permette di fare:

• condividere una campagna email creata con tutti i colleghi che vuoi
• fare aggiungere commenti e note con un clic su qualsiasi elemento grafico e testuale a tutti i membri del team
• ogni commento da origine a uno scambio di opinioni e modalità di revisione ordinato e facile da seguire

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